Per i titolari di piccole imprese la gestione del tempo è una cosa seria. Quando si gestisce la propria attività in autonomia le mansioni da svolgere nell’arco della giornata sono le più disparate ed il tempo sembra non bastare mai. Oltre a fare il lavoro vero e proprio è necessario occuparsi di attività complementari ma necessarie. Tra queste possiamo inserire il marketing, la gestione dei contatti con i clienti o la contabilità. Per questo avere capacità di time management può aiutare ad affrontare le giornate con una marcia in più. Ecco i nostri consigli.
Pianificare la settimana è indispensabile per gestire il proprio tempo in maniera efficace. Suddividi il tempo da dedicare ad ogni attività in base ai giorni della settimana ed in rapporto alle attività da realizzare durante il mese. Questa programmazione permette di organizzare il tempo da dedicare alle attività più importanti ed evidenziare le scadenze. Non è necessario invece inserire nel piano settimanale anche le attività di routine che andranno invece nel programma quotidiano. Il piano settimanale potrebbe richiedere cambiamenti per adattarsi ad eventuali imprevisti, ma costituisce comunque una base utile per ripartire il proprio tempo, assegnando diversi livelli di priorità e programmando impegni e scadenze.
In quanto imprenditore non hai una giornata standard. Svolgendo un’attività dinamica è normale che ogni giorno sia differente, ma è anche per questo che hai scelto di fare questo lavoro. Questo rende ancora più complesso occuparsi del time management ma oltre al piano settimanale è comunque utile realizzare un piano della giornata. Il programma giornaliero e quello settimanale si influenzano a vicenda e vanno aggiornati di pari passo. Si tratta in sostanza di una lista delle cose da fare durante la giornata in cui dovrai assegnare i diversi gradi di priorità. Elencare per ogni giorno le attività da svolgere aiuta a vedere meglio i progressi fatti. La lista deve essere sempre a portata di mano per spuntare i compiti eseguiti, quindi si può utilizzare il classico sistema cartaceo oppure potresti installare sul tuo smartphone una pratica app per realizzare to do list.
Condensare attività simili nello stesso giorno o nello stesso momento della giornata aiuta a sfruttare meglio il tempo. Le attività variano a seconda del tipo di lavoro che svolgi. Ad esempio, dedica alle attività d’ufficio le prime ore della giornata oppure concentrale in un paio di pomeriggi a settimana. Per ottimizzare il proprio tempo conviene però non svolgere più attività nello stesso momento, ma dedicare ad ognuna di esse un tempo specifico. Il multitasking invece porta a svolgere diverse attività nello stesso tempo ma con efficacia ridotta per cui non sempre è la chiave per ottimizzare i tempi.
La gestione del tempo non è uguale per tutti. Ci sono persone che hanno più energie nelle prime ore della giornata, altre che invece sono più produttive nel pomeriggio. Impostare le attività tenendo conto della propria predisposizione è fondamentale per poter conseguire gli obiettivi prefissati. Inoltre, è importante cercare di essere realistici. Se sai che possono esserci momenti di distrazione è necessario considerare un tempo superiore a quello che vorresti per svolgere un’attività. Evita anche di sovraccaricarti di cose da fare, perché non riuscire ad occuparsi di tutto porterebbe portare a sentirsi frustati. La produttività risente degli eccessivi carichi di lavoro.
Inserire qualche momento di break nel piano quotidiano non è da vedere come una perdita di tempo. Le pause sono necessarie per il proprio benessere e possono aumentare la produttività. Nei momenti di riposo infatti si ha modo di vedere le cose da un’altra prospettiva e riprendere con più energia. Molto importante anche dormire bene, dedicando al sonno il giusto numero di ore in modo da avere la giusta carica per affrontare il giorno seguente.
