Essenziale per le comunicazioni con la PA, l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento di cui ogni professionista deve essere dotato. Il domicilio digitale è infatti divenuto obbligatorio a partire dal 1° ottobre 2020, per effetto del decreto Semplificazioni (D.L. n. 76/2020).
La misura è un passo fondamentale per la digitalizzazione delle imprese, ma ad oggi alcuni professionisti ed imprese non hanno fornito un indirizzo PEC oppure quello comunicato in precedenza non è più valido.
Poichè si tratta di un obbligo di legge si rischiano sanzioni per la mancata comunicazione del proprio domicilio elettronico, per cui è importante verificare se si è in regola.
La posta elettronica certificata è a tutti gli effetti un canale di comunicazione diretto ed ufficiale. Le comunicazioni scambiate a mezzo PEC hanno valore legale, poiché questo sistema attesta invio e ricezione e pertanto equivalente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
L’obiettivo con cui nasce il provvedimento che obbliga a disporre di un indirizzo di posta certificata è agevolare e semplificare le comunicazioni tra imprese, professionisti e PA. Il domicilio digitale può essere utilizzato per notificare all’impresa comunicazioni e atti amministrativi, tributari, giudiziari, cartelle esattoriali o sanzioni.
L’indirizzo deve essere univoco e di proprietà del professionista o del rappresentante dell’impresa.
Per regolarizzare la propria posizione è necessario comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese competente per il proprio territorio, utilizzando la procedura telematica appositamente messa a disposizione di imprese e professionisti.
La procedura è piuttosto semplice utilizzando la “Comunicazione Unica d’impresa” che si può effettuare attraverso diversi servizi online (es.: piattaforma “Dire”, “Comunica Starweb”, “Comunica Fedra” o “Pratica semplice”).
È possibile ricevere assistenza e verificare la regolarità della propria posizione riguardo al domicilio digitale sul sito unioncamere.gov.it.
Tutti i domicili digitali delle imprese si possono consultare negli elenchi presenti sul sito INI-PEC.
Chi non ha comunicato il proprio domicilio digitale entro la data limite rischia delle sanzioni pecuniarie, ma può ancora procedere alla comunicazione di un indirizzo PEC.
Gli importi delle multe partono da un minimo di 30 euro ad un massimo di 1.548 euro per i titolari di imprese individuali e da un minimo di 206 euro ad un massimo di 2.064 euro per le società. Alle sanzioni si aggiungono le spese di notifica ed istruttoria.
Insieme alle sanzioni, per le imprese che non rispettano l’obbligo è possibile ricevere l’assegnazione d’ufficio del domicilio digitale, attivo solo per la ricezione. Il rappresentante dell’impresa può accedervi tramite il cassetto digitale dell'imprenditore utilizzando la piattaforma: https://impresa.italia.it/cadi/app/login. Alcune Camere di Commercio stanno procedendo con cancellazioni d’ufficio per professionisti ed imprese non in regola.
La creazione di un domicilio digitale è una procedura che richiede pochi minuti. Ci sono diversi gestori che offrono questo servizio come Aruba, Poste italiane, Infocert, Sogei o Telecom Italia, ognuno con diverse capacità ed opzioni. Solitamente una casella PEC ha un costo mensile o annuale, per cui se non viene fatto il rinnovo la casella scade e non si ha più modo di accedervi. Vale quindi la pena optare per il rinnovo automatico.
