Presto diremo addio alla vecchia fattura cartacea! La fattura elettronica la sostituirà completamente. Bisogna dunque adattarsi al nuovo sistema pensato per alleggerire e velocizzare le operazioni di fatturazione. Si tratta di una novità di cui avrai già sentito parlare, ma sai proprio tutto? Cerchiamo di chiarire le cose principali da sapere per non farsi trovare impreparati!
La fattura elettronica, già utilizzata da alcuni, diventerà obbligatoria dal 1° gennaio 2019. L’obbligo interessa le cessioni di beni, le prestazioni di servizi e le relative variazioni effettuate tra soggetti che hanno sede o sono identificati nel territorio nazionale.
Sarà necessario utilizzare le fatture elettroniche sia tra soggetti passivi IVA sia verso la Pubblica Amministrazione. La differenza principale è che ogni ufficio della PA avrà un Codice Univoco formato da 6 caratteri da riportare sulle fatture ad esso indirizzate. Per quanto riguarda i consumatori presumibilmente sarà utilizzato il Codice Fiscale, non ci sono ancora informazioni chiare in merito.
Tutte le fatture elettroniche saranno accomunate dallo stesso formato. Dal software di fatturazione o gestionale che si utilizza si dovrà generare il file fattura nel formato XML invece di stampare o salvare la fattura in PDF.
Nonostante l’obbligo ci sono delle categorie che non dovranno fare il passaggio alla fattura elettronica, come era già stato chiarito da precedenti disposizioni. Si tratta dei soggetti passivi che rientrano nel regime di vantaggio o che hanno aderito al regime forfettario.
Gli invii delle fatture elettroniche, da effettuarsi per via telematica, vanno effettuate entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione.
Il file XML prodotto si potrà inviare tramite l’apposito Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, dopo averlo firmato digitalmente. Si utilizza dunque un percorso standardizzato e sicuro. I privati potranno trovare le fatture nel proprio Cassetto Fiscale.
Oltre al sistema SdI per i destinatari B2B come imprese e professionisti potrà essere utilizzata la posta certificata PEC, inserendo nel file XML della fattura l’indirizzo PEC del cliente. Il sistema provvederà ad inoltrare la fattura.
L’introduzione della fattura elettronica obbligatoria è stata necessaria per snellire un sistema fermo su modelli ormai superati, che rallentano il lavoro di ufficio. Si evitano in questo modo le spese necessarie per la stampa e si evita la necessità di avere spazi predisposti per l’archiviazione del cartaceo. Si tratta inoltre di uno strumento utile per avere maggiore controllo, che riduce i tempi e semplifica il processo di ricerca e consultazione ed evita il rischio di perdite o distruzione dei documenti.
Tutte le fatture elettroniche, pena la validità del documento, devono essere contrassegnate attraverso una firma elettronica qualificata. Solo dopo l’apposizione della firma che garantisce origine e contenuto sarà possibile inviare il file al sistema che lo recapiterà al destinatario. È consentita la firma da parte di un intermediario.
Il sistema SdI predisposto dall’Agenzia delle Entrate ha la funzione di far pervenire le fatture elettroniche. Una volta ricevute è possibile importare il file XML nel proprio software e registrarle in modo semplice e veloce, senza dover cambiare formato.
Con l’obbligo di fattura elettronica si introduce anche la conservazione sostitutiva informatica, secondo cui un documento informatico ha valore legale nel tempo, al pari dell’originale cartaceo. Le fatture elettroniche andranno conservate per 10 anni, sia da chi le emette sia da chi le riceve. Alcuni software per la gestione delle fatture elettroniche semplificano e automatizzano questa procedura.
Altra novità riguarda l’imposta di bollo virtuale la cui procedura sarà semplificata dal 1° gennaio 2019. Per ottenerlo occorre fare richiesta all’Agenzia delle Entrate, sempre per via telematica tramite Fisconline o Entratel, oppure attraverso un intermediario incaricato. Il bollo sarà quindi assolto per via telematica e il pagamento per l’intero anno avviene con F24, riportando il codice tributo 2501.
