6 consigli per gestire le fatture

Una delle priorità dei liberi professionisti è avere tutte le fatture quotidiane in ordine, classificarle a seconda dell’importanza e, soprattutto, sapere come usarle per risparmiare - ovvero come scaricare le spese. Sono domande semplici e interessanti a cui, però, non è sempre facile rispondere. Oggi ti aiutiamo a risolvere tutti i problemi collegati alle fatture, iniziando da ordine, ottimizzazione e risparmio.

Conservare

Anche se metti da parte tutte le fatture con attenzione, non è sempre possibile conservare tutti i giustificativi di pagamento, soprattutto quando si tratta di piccole spese professionali per le quali non viene nemmeno emessa la fattura. Si chiamano spese non documentate. Tutti gli scontrini sono emessi con stampanti termiche il cui inchiostro si sbiadisce col passare del tempo. Soluzione? Fotografa lo scontrino con il tuo smartphone e metti la foto nel cloud. Attenzione, non basta: dovrai digitalizzarla usando un’app per la scansione certificata dall’Agenzia delle Entrate affinché la fotografia sia valida in caso di controllo fiscale. A fine anno il totale di tutte queste spese potrebbe essere piuttosto alto.

Fatture a tuo nome

Congressi, ristoranti, hotel… se non vuoi sorprese devi dichiarare che tu o i tuoi dipendenti siete i beneficiari di un determinato servizio. Chiedi sempre che tutte le ricevute siano emesse a tuo nome. Se non puoi giustificare la spesa potresti poi avere problemi alla fine dell’anno fiscale.

Scaricare i pasti

Puoi scaricarli sempre, basta non esagerare: devono essere pranzi o cene per motivi di lavoro o durante le trasferte. Non cercare di scaricare il pranzo con i parenti del fine settimana.

Posso detrarre le spese dell’auto?

Se vuoi scaricare il 100% delle spese dell’auto aziendale (benzina, manutenzione, olio, ecc) dovrai dichiarare che la usi solo ed esclusivamente per il lavoro. Se risulta che non hai un’altra auto per l’uso personale… dovrai pagare tutto di tasca tua, e ringrazia se potrai scaricare qualcosa! Prima di fare il furbo, assicurati di avere le carte in regola.

Posso scaricare senza fattura?

Sì, ci sono varie spese che puoi scaricare esibendo lo scontrino o la ricevuta. Eccone alcune:

• Assicurazione: basta la ricevuta del bonifico bancario.
• Buste paga dei dipendenti: devi presentare le copie firmate dai lavoratori o, se mancano, il bonifico bancario che giustifica il pagamento.
• Spese finanziarie: prelievi o bonifici bancari, commissioni, interessi su finanziamenti… puoi scaricarli presentando la ricevuta corrispondente al pagamento effettuato.
• Spese all’estero: sono ammesse le spese correlate alla tua attività di libero professionista. Basta la ricevuta, sempre che sia una spesa fatta per lavoro e non perché sei andato a Disneyland Parigi con tutta la famiglia

Programmi utili per pmi e liberi professionisti

• Invoicex: Programma semplice e intuitivo per la creazione delle fatture e delle proforma per qualsiasi regime fiscale.
• Fatturazione Professionisti: Un programma ottimo, semplice e completo. Fornisce tutti gli strumenti per gestire clienti e fornitori.